La migración digital en el ámbito empresarial es una realidad que se ha acelerado de una manera importante en los últimos años, esto ha sido posible gracias al desarrollo de mejores tecnologías, así como la mayor capacidad de computo. Pero, la modalidad de trabajo remoto que ha traído la pandemia Covid-19 ha acentuado la importancia de la migración digital de la empresa.
Si bien son varios los aspectos que pueden estar sujetos a la migración digital dentro de una empresa, su gerencia interna y capacidad de planificación de forma digital es muy importante. Esto engloba actividades diarias o cotidianas de la empresa, como aspectos mas orientados al largo plazo. Una alternativa importante dentro de estas oportunidades de digitalización son los programas ERP, de modo que cada empresa debe seleccionar el mejor ERP según sus necesidades.
Veamos a continuación 5 tips para mejorar la migración digital de tu empresa, haciendo uso de programas ERP.
1. Identifica tu estructura actual
Uno de los primeros pasos que debe hacer toda empresa antes de tomar una decisión tan importante como modificar la manera en la que se hace algo, es conocer su estrutura actual. De hecho, uno de los primeros pasos que destaca el modelo de negocios Canvas, desarrollado por Alexander Osterwalder y Yves Pigneur, es precisamente este.
Así, tenemos como algo de suma importancia saber en dónde se encuentra la empresa, antes de decidir hacia dónde queremos llevarla. Pero, ¿por qué es tan importante?
Pues, en una empresa hay varios elementos y áreas que la conforman, de ahí que sea importante conocer los recursos disponibles y la estructura actual antes de pasar a cambiarla.
Pensemos en una empresa con departamentos de administración y contabilidad, producción y recursos humanos, por ejemplo, es importante conocer cuales son las tareas que realizan cada uno de estos, los datos que se generan y deben manipularse, así como la manera en la que se relacionan sus actividades entre sí. Esto nos permitirá elegir el mejor camino hacia la digitalización.
En ese camino entra, por ejemplo, la elección de un buen sistema que logre integrar de manera digital las tareas de la empresa. De modo que el mejor ERP para una empresa vendrá dado, en parte, por la posibilidad que tenga de ajustarse a lo que necesita la firma.
2. No te olvides de la seguridad
Uno de los principales problemas que tiene la era digital es la exposición a ataques cibernéticos o a la posibilidad de perder la información por no tener respaldo. Si queremos que nuestra empresa pase a una digitalización, sin duda la minimización del riesgo de seguridad es clave.
Tal como la empresa acude a bancos confiables para tener las cuentas con el dinero de la firma, se debe buscar un proveedor de servicios digitales que sean confiables para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, cuando la empresa busca a un banco para tener su cuenta bancaria buscará, básicamente:
- Un lugar seguro para guardar su dinero, sin tener que preocuparse por perder el dinero
- Tener liquidez disponible cuando la requiera
- Posibilidad de obtener línea de crédito cuando lo requiera
- Poder efectuar los pagos de manera sencilla
Esa relación de confianza que construye la empresa con el banco, es similar a la que debe construir con el software que utiliza para la digitalización de sus actividades. Así, el mejor ERP para una empresa deben ofrecer, por encima de todo, seguridad. Esto hará que la empresa tenga su información segura, de modo que no esté en riesgo sus datos o funcionamiento.
3. Capacitar al equipo es de suma importancia
La productividad de una empresa depende, en gran medida, de la productividad que logren tener sus colaboradores. En ello inciden muchos factores, tal como la sinergia del equipo, formación, remuneración y, quizás uno de los más importantes, la formación o conocimientos.
Con esto entendemos la formación y habilidades que tienen los colaboradores de la empresa, en donde incluimos el saber manejar algún software o la manera en la que se hace un procedimiento especifico de la empresa.
Por ejemplo, si una persona va a registrar una venta, puede hacer manualmente en una hoja de excel en donde esté el registro de la empresa o incluso, en empresas pequeñas, de manera manual en un libro contable. El saber usar excel o que la persona pueda colocar la información en un libro contable, es parte de la formación de la persona o de la capacitación que se le ha dado y es lo que le permite poder realizar las tareas que se hacen en la empresa.
Pero, al tomar la decisión de digitalizar la empresa, debemos tener en cuenta que los colaboradores deben estar en capacidad de utilizar el sistema que se implementa para controlar las operaciones de la empresa.
¿Qué puede ayudar para conseguir esto?
Si se ha instalado un programa ERP para la administración de la empresa, por ejemplo, es importante tener iniciativas como:
- Realizar jornadas de capacitación: Asegurarse de que todos esten al tanto de los cambios y que puedan tomar ventaja de ellos, aprendiendo a usar el nuevo sistema que permitirá que el proceso se haga. Recuerda que la digitalización hace que la empresa sea más eficiente, pero para que eso sea efectivo, todos deben conocer el funcionamiento del sistema.
- Entender con detalle la migración: Estas migraciones deben hacerse a medida, cuidando los detalles de la información que se esta migrando en cada proceso, así como la factibilidad de hacer cada proceso.
- Ser flexible: La digitalización de una empresa no es un proceso sencillo y toma tiempo de adaptación, por ello, es importante adoptar esquemas flexibles para conseguir los objetivos.
4. Enfócate en los mejores ERP
La digitalización de una empresa puede llegar a ser compleja y una de las decisiones más importantes a tomar es el software a utilizar. Una de las opciones para digitalizar una empresa es un programa ERP, el cual permite gestionar las diferentes actividades que hacen las empresas a lo interno, independientemente del tamaño que tengan.
Existe una gran cantidad de plataformas y programas ERP, bien sea gratuitas o pagas que pueden ser utilizadas para una variedad de empresas según su tamaño. Sin embargo, elegir el que más se adapte a tí entre los mejores ERP es clave. Los puntos anteriores pueden servir de orientación para poder hacerlo y hay algunos consejos adicionales para poder conseguirlo
Tips para elegir el mejor programa
- Estudia el mercado: Hay una gran cantidad de opciones disponibles que puedes elegir. Asegúrate de conocer las cualidades y comparala con lo que necesitas para tu empresa, de modo que puedas elegir la mejor opción.
- Establece un presupuesto: Puede que encuentres alternativas muy completas y con un desarrollo avanzado, pero puede que sean más caras. Recuerda asignar un presupuesto y optar por el servicio que se ajuste a lo que necesitas.
- Considera popularidad y personalización: Es conveniente que el software que utilices sea ampliamente usado, porque tendrá mejor respaldo de seguridad y actualizaciones, pero recuerda que debe seguir siendo personalizable.
Holded es una de las mejores opciones entre los ERP disponibles en el mercado, ofreciendo una variedad de servicios para PYMES.
5. Elimina todo lo innecesario
Seguramente mientras exploras los procesos que se hacen en la empresa para realizar la migración, te puedas dar cuenta de algunos procesos que no son muy eficientes o que puedan llegar a ser innecesarios.
Al hacer la migración digital, lo mejor será eliminar todos esos procesos innecesarios y buscar soluciones más eficientes, tomando provecho de la actualización con mejores tecnologías que adoptará la empresa.
Por ejemplo, si anteriormente una persona debía cargar manualmente algún registro en una hoja de excel y verificar que sean correctos, puede que el nuevo sistema digital permita que los registros se hagan de manera automática con solo una foto de la información.
Conclusión
La migración digital ha avanzado mucho y en la actualidad son muchas las herramientas a las cuales se puede acudir para conseguir una mayor eficiencia dentro de la organización. Pero, tambien se obtienen otros beneficios, tal como una mejor transparencia, control y orden dentro de las actividades que realiza la empresa.
El trabajo remoto tambien hace que se necesiten programas cada vez más completos, de manera que las personas puedan trabajar de manera remota, con acceso a la información relevante y segura. A su vez, las herramientas deben permitir una fácil comunicación entre las diferentes partes del equipo, para facilitar todos los procesos.
Si tienes una empresa y estás buscando una manera de digitalizarla, los programas ERP pueden ser una gran solución para tí. Existe una gran cantidad de opciones disponibles en el mercado, recuerda que debes elegir la que se adapte a las necesidades de la empresa y sea capaz de proveer seguridad y confiabilidad. Recuerda hacer una buena investigación antes de tomar la decisión y podrás obtener un gran aliado para la productividad.
1 Comentario
[…] La migración digital en el ámbito empresarial es una realidad que se ha acelerado de una manera importante en los últimos años, esto ha sido posible gracias al desarrollo de mejores tecnologías, así como la mayor capacidad de computo. Pero, la modalidad de trabajo remoto que ha traído la pandemia Covid-19 ha acentuado la importancia de la migración digital de la empresa.Si bien son varios los aspectos que pueden estar sujetos a la migración digital dentro de una empresa, la gerencia interna y capacidad de planificación de forma digital es muy importante. Esto engloba actividades diarias o cotidianas de la empresa, como aspectos más orientados al largo plazo. Una alternativa importante dentro de estas oportunidades de digitalización son los programas ERP, de modo que cada empresa debe seleccionar el mejor ERP según sus necesidades. Sugerencias: 1. Conoce la estructura actual: Antes de pensar en realizar un cambio, por lo tanto es recomendable identificar las áreas que la conforman, recursos disponibles y la estructura actual antes de pasar a cambiarla.Un ejemplo sería una empresa con departamentos de administración y contabilidad, producción y recursos humanos, donde deben conocer cuales son las tareas que realizan cada uno de estos, los datos que se generan y deben manipularse, así como la manera en la que se relacionan sus actividades entre sí. Esto nos permitirá elegir el mejor camino hacia la digitalización.Por otra parte, la elección de un buen sistema que logre integrar de manera digital las tareas de la empresa. así como contemplar la seguridad ya que se han elevado los ataques cibernéticos o a la posibilidad de perder la información por no tener respaldo. Si queremos que nuestra empresa pase a una digitalización, sin duda la minimización del riesgo de seguridad es clave. Esto hará que la empresa tenga su información segura, de modo que no esté en riesgo sus datos o funcionamiento.2. La capacitación del equipo, lo cual fortalecerá la productividad permitiendo la participación de sus colaboradores, incrementando la sinergia del equipo,Ejemplo: si una persona va a registrar una venta, puede hacer manualmente en una hoja de excel en donde esté el registro de la empresa o incluso, en empresas pequeñas, de manera manual en un libro contable. El saber usar excel o que la persona pueda colocar la información en un libro contable, es parte de la formación de la persona o de la capacitación que se le ha dado y es lo que le permite poder realizar las tareas que se hacen en la empresa. Pero, al tomar la decisión de digitalizar la empresa, debemos tener en cuenta que los colaboradores deben estar en capacidad de utilizar el sistema que se implementa para controlar las operaciones de la empresa. ¿Qué puede ayudar para conseguir esto?Si se ha instalado un programa ERP para la administración de la empresa, por ejemplo, es importante tener iniciativas como:Realizar jornadas de capacitación: Asegurarse de que todos esten al tanto de los cambios y que puedan tomar ventaja de ellos, aprendiendo a usar el nuevo sistema que permitirá que el proceso se haga. Recuerda que la digitalización hace que la empresa sea más eficiente, pero para que eso sea efectivo, todos deben conocer el funcionamiento del sistema.Entender con detalle la migración: Estas migraciones deben hacerse a medida, cuidando los detalles de la información que se esta migrando en cada proceso, así como la factibilidad de hacer cada proceso.Ser flexible: La digitalización de una empresa no es un proceso sencillo y toma tiempo de adaptación, por ello, es importante adoptar esquemas flexibles para conseguir los objetivos 3. Enfocarse en los mejores ERP, la digitalización de una empresa puede llegar a ser compleja y una de las decisiones más importantes a tomar es el software a utilizar. Una de las opciones para digitalizar una empresa es un programa ERP, el cual permite gestionar las diferentes actividades que hacen las empresas a lo interno, independientemente del tamaño que tengan. Existe una gran cantidad de plataformas y programas ERP, bien sea gratuitas o pagas que pueden ser utilizadas para una variedad de empresas según su tamaño. Sin embargo, elegir el que más se adapte a tí entre los mejores ERP es clave. Asegúrate de conocer las cualidades y comparala con lo que necesitas para tu empresa, de modo que puedas elegir la mejor opción. 4. Establece un presupuesto: Puede que encuentres alternativas muy completas y con un desarrollo avanzado, pero puede que sean más caras. Recuerda asignar un presupuesto y optar por el servicio que se ajuste a lo que necesitas.Considera popularidad y personalización: Es conveniente que el software que utilices sea ampliamente usado, porque tendrá mejor respaldo de seguridad y actualizaciones, 5. Elimina todo lo innecesario: Seguramente mientras exploras los procesos que se hacen en la empresa para realizar la migración, te puedas dar cuenta de algunos procesos que no son muy eficientes o que puedan llegar a ser innecesarios.Al hacer la migración digital, lo mejor será eliminar todos esos procesos innecesarios y buscar soluciones más eficientes, tomando provecho de la actualización con mejores tecnologías que adoptará la empresa.Por ejemplo, si anteriormente una persona debía cargar manualmente algún registro en una hoja de excel y verificar que sean correctos, puede que el nuevo sistema digital permita que los registros se hagan de manera automática con solo una foto de la información. ConclusiónLa migración digital ha avanzado mucho y en la actualidad son muchas las herramientas a las cuales se puede acudir para conseguir una mayor eficiencia dentro de la organización. Pero, tambien se obtienen otros beneficios, tal como una mejor transparencia, control y orden dentro de las actividades que realiza la empresa.El trabajo remoto tambien hace que se necesiten programas cada vez más completos, de manera que las personas puedan trabajar de manera remota, con acceso a la información relevante y segura. A su vez, las herramientas deben permitir una fácil comunicación entre las diferentes partes del equipo, para facilitar todos los procesos.Si tienes una empresa y estás buscando una manera de digitalizarla, los programas ERP pueden ser una gran solución para tí. Existe una gran cantidad de opciones disponibles en el mercado, recuerda que debes elegir la que se adapte a las necesidades de la empresa y sea capaz de proveer seguridad y confiabilidad. Recuerda hacer una buena investigación antes de tomar la decisión y podrás obtener un gran aliado para la productividad. […]