Herramientas CRM gratuitas: los 6 mejores software

En este post os voy a hablar de los 6 mejores CRM gratuitos y os voy a explicar qué ventajas e inconvenientes podemos encontrar en cada uno de ellos. Pero antes de proceder a realizar un análisis comparativo de los mismos os voy a dar una definición de CRM, así como sus características principales.

Por sus siglas en inglés, CRM significa Customer Relationship Management. Se trata de un software que administra nuestra relación con el cliente, a través de una base de datos en la que está volcada la información que éste nos deja, como compras realizadas, el historial de la conversación mantenida con él, y algunos también incluyen seguimiento de sus acciones en nuestra página, además de guardado e incluso grabación de las llamadas mantenidas con él.

Algunos de estos CRM además crean estrategias de marketing automáticas en base a los datos recopilados, ofrecen herramientas de control de stock, formularios, plantillas prediseñadas, chat en vivo, y capacidad de respuesta ante las posibles inquietudes e incidencias que pudiéramos tener en el transcurso de nuestro objetivo final, vender y fidelizar clientes.

Como vemos, es un gran facilitador a la hora de relacionarnos con éxito con el cliente, tiene en cuenta de forma automatizada diferentes parámetros, en base a los cuales plantea distintas pautas a seguir, ahorrándonos mucho tiempo, además de poder incluir otras funciones que agilizan el mantenimiento logístico de una empresa, por lo que su uso puede resultar imprescindible, sobre todo si nuestra empresa está en el sector del e-commerce.

Antes de detallar las características de cada uno, deciros que existen dos opciones en lo que a CRM gratuitos respecta: la primera sería adquiriendo software de código abierto, con posibilidades de personalización casi ilimitadas, pero que requiere de conocimientos de programación, por lo que para una pequeña empresa lo recomendable es la segunda opción, de la que os hablaré, que es del software freemium, que opera principalmente a través de la nube.

Vamos allá pues, con el análisis de varios de ellos, a fin de que podáis decidir cuál de ellos se adapta mejor a vuestras
necesidades.

1. HubSpot CRM

HubSpot es sin duda uno de los más populares, y es que su funcionalidad cumple con las expectativas que una pequeña empresa pudiera tener sobradamente. Entre sus funcionalidades podemos encontrar:

• Usuarios ilimitados.
• Buena usabilidad, intuitiva y visual, que incluye la función de ‘arrastrar y soltar’.
• Programación de tareas.
• Actualización automática de datos.
• Integración del correo electrónico (Gmail o Outlook).
• Gestión bastante eficiente de las oportunidades de venta.
• Hasta 1 millón de contactos.
• Seguimiento postventa, historial de navegación y contacto, y creación de un perfil del cliente.
• Chat en vivo y bots conversacionales.
• Integración de redes sociales.
• Servicio de asistencia postventa y solución de problemas.
• 15 minutos de llamadas por usuario y mes, con opción de grabar las llamadas.
• Fragmentos de texto y plantillas de correo electrónico personalizables.
• Informe y pronóstico de ventas.

Como desventaja tenemos el hecho de que solo puede haber un único propietario para cada contacto que tengamos, lo que puede limitar bastante, sobre todo si en la empresa contamos con varias personas que pudieran encargarse de esa misma tarea de atención y seguimiento del cliente.

2. Bitrix24

La particularidad de este CRM es que incorpora herramientas que permiten una gestión, si bien a nivel básico, de todas las funciones necesarias para la gestión de una pequeña empresa desde el mismo software.

Entre las tareas que podemos realizar y posibilidades que encontramos en este CRM están:

• Límite de 12 usuarios, (cabe destacar que a causa de la crisis generada por el coronavirus han retirado el límite de usuarios, y ahora serán temporalmente ilimitados), uno de ellos con la categoría de administrador.
• Hasta 5 G de espacio de almacenamiento.
• Gestión de proyectos y del equipo de ventas, con asignación de tareas y diagramas de Gantt.
• Contactos y negociaciones ilimitados.
• Conversión de prospecto en cliente.
• Prospección ilimitada.
• Telefonía incorporada, además de grabación y seguimiento de llamadas.
• Chat en vivo.
• Conexión con las redes sociales.
• Centro de ventas; herramienta de comercio electrónico dentro del CRM.
• Presupuestos y facturación.
• Catálogo de productos dentro del CRM.
• Generador de documentos y limitación o no de derechos de acceso al mismo.

Como contra, han añadido recientemente limitaciones para las cuentas freemium si tienes más de 100 tareas activas, que se aplicarían a partir de la tarea número 101, además de no poder recuperar archivos de la papelera de reciclaje.

3. Karma CRM

Este software tiene fama de facilitar y coordinar la comunicación interna dentro de una empresas si bien la versión gratuita está limitada a un solo usuario, por lo que disfrutaríamos de la ventaja mencionada sin coste, si acaso, durante el período de prueba gratuito de 14 días que nos ofrece este CRM.

Entre sus características principales nos encontraremos:

• Límite de 300 contactos.
• Hasta 10 negocios.
• Buena e intuitiva usabilidad.
• Identificación y gestión de clientes.
• Creación y gestión de listas de tareas y de calendario.

4. Capsule CRM

Una de las ventajas que tiene este CRM es que la gestión de oportunidades y de casos es ilimitada. Este software nos ofrece entre otras cosas:

• Límite de 2 usuarios.
• 10 MB de almacenamiento.
• Hasta 250 contactos.
• Buena usabilidad.
• Mediante ‘pistas’, permite guardar y aplicar posteriormente en forma de recordatorio.
• Administra las tareas para con los contactos.
• Permite la creación de etiquetas, procesos, campos y listas personalizados.

Uno de los contras que puede tener es el hecho de que está en inglés, aunque es bastante sencillo de entender a nada que sepas un mínimo del idioma. Otra desventaja más interesante es que la integración con otras herramientas solo está disponible para los usuarios premium.

5. Agile CRM

Entre las ventajas que podemos encontrar en este software destacan su usabilidad, la inclusión de herramientas de marketing y construcción de landing pages, además de seguimiento del proceso de ventas. Entre las cualidades de este CRM cabe destacar: 

• Máximo de 10 usuarios.
• Hasta 1000 contactos.
• 5 G de almacenamiento.
• Programación de entrevistas, que permite que el propio cliente pueda programar citas a través del calendario.
• Automatización de campañas de marketing.
• Sincronización con Gmail y plugin para Chrome.
• Buena usabilidad.
• Campos de datos y procesos personalizables.
• Seguimiento del cliente, de toda su interacción en nuestra web.
• Da respuestas automáticas a través de un chat y del correo electrónico.
• Soporte por correo electrónico.

Como desventaja podríamos considerar que el soporte técnico solo está disponible entre semana,
aunque desde una perpectiva más amplia, el hecho de que ofrezca este servicio en una cuenta
gratuita ya es per se un beneficio.

6. Zoho CMR

Este CRM es uno de los más conocidos y utilizados por las herramientas que incluye, entre las que podemos destacar la posibilidad de compartir y colabora entre usuarios dentro del mismo software. Entre sus principales características dispone además:

• De hasta 3 usuarios.
• De 1 G de almacenamiento.De buena usabilidad.
• De automatización de fuerza de ventas, desde clientes potenciales a contactos, y gestión de oportunidades.
• De seguimiento de visitantes al sitio web y de sus interacciones con el mismo.
• De automatización de tareas y eventos de forma personalizada.
• De un registro de llamadas.
• De personalización de la página.
• De generación de gráficos e informes estándar.

Uno de los contras más importantes que puede tener es que la sincronización con el correo electrónico y otros módulos complementarios a esta herramienta solo están disponibles en las modalidades de pago.

Conclusión

En conclusión, y ante la variedad de opciones, (si bien limitadas en muchos casos), que nos ofrecen los distintos CRM, lo recomendable es que establezcamos primero qué es lo que necesitamos para nuestro negocio en concreto, y a partir de ahí buscar el software que mejor se adapte a esas necesidades y mayores opciones recoja para poder satisfacerlas con éxito.

Autor:

Álvaro Peredo Ballugera
Director gerente y coordinador de proyectos en la Agencia de marketing Galerna Estudio.